【案例中心】致远协同OA-上海外高桥电力工程有限公司
建筑业丨企业规模100+
标签：上海、建筑、采购管理、合同管理、供应商管理、项目管理、民营、500人以下
一、案例摘要
上海外高桥电力工程有限公司通过致远互联协同运营平台实现投标管理、合同管理、分包管理、供应商管理、工程管理等业务流程的建设，帮助企业节省大量的时间和人员成本，降低了签署合同的风险，协助领导做好决策，有效避免因为客商关系问题导致的收付款公正情况，提升客户满意度。
二、公司简介
关于上海外高桥电力工程有限公司
上海外高桥电力工程有限公司成立于1993年，主要从事以输变电工程安装及检修、线路架设及检修、系统调试检修及保护、机电安装、电缆接头与敷设、变配电运行管理、市东电网抢修等为主的综合性施工企业。
公司曾连续十一年获得上海市文明单位荣誉称号，连续十二年获得守合同重信用荣誉称号，连续六年获得市东供电公司迎峰度夏电网抢修先进荣誉称号，连续五年获得上海市平安单位荣誉称号。2000年起多次捐助贫困地区学校学生，2008年荣获红十字会“人道救助，爱心关怀”称号，2011年获得上海市慈善基金会“慈善公益奖”等多项荣誉称号。公司还积极参加市东供电公司举办的各类技能比武大赛，并多次获得优异成绩。
三、信息化历程
一期：日常报销、请假等协同工作线上管理，使员工适应系统，并解放领导层必须每周多次去公司审批等动作；
二期：实现项目管理业务，核心管理围绕项目的合同和任务计划管理。
四、项目背景
痛点1：大量项目过程未统一管理，领导层对项目进度、收付款等信息了解非常滞后，严重影响客户满意度；
痛点2：项目缺乏统一标准，客户信息集中在销售员手中，当人员离职时会带走大量客户资源。
五、整体方案：实现数字化转型，降管理风险、提办公效率
上海外高桥电力工程有限公司通过致远互联协同运营平台实现投标管理、合同管理、分包管理、供应商管理、工程管理等业务流程的建设，提高了员工的工作效率，降低业务合同风险。
六、详细了解客户应用场景
1、投标管理
(1) 投标管理
在投标时，客户档案可以录入或批量导入，根据客户去授权。客户信息留存系统内部，实时更新。客户资源有效利用，如果人员离职，可移交其他人跟进。
(2) 项目信息登记
根据公司要求登记客户名称、项目名称、业务类型、客户联系方式等内部项目信息。
(3) 项目洽谈
根据业务员录入的项目档案，发起项目洽谈，项目洽谈由质安部、合约部、领导等进行评审，确认投标方案或报价方案。
(4) 框架投标
分为项目投标和框架投标，项目投标直接填写客户信息，框架投标从客户档案中选择客户进行投标。投标过程线上留痕，便于事后复盘追溯。各相关部门参与协同，保证投标质量。投标附件留存，便于其他相似项目参考复用。
2、合同管理
(1) 合同评审
合同评审签订由线上流转评审，项目信息一键带出，避免重复录入或错误录入。可以远程办公，大大节省评审效率，根据项目类型“业内”“业外”分别匹配不同的评审流程，赋能新业务员。
(2) 合同档案
合同评审结束后会存为合同档案，后续业务围绕合同的收付款、开票等信息会更新档案内容，分包、分包供应商合同（子合同）等信息均记录在合同档案中。
(3) 开票收款
开票申请可选择客户、项目进行开票，可查询开票记录；收款可选对应客户进行收款确认。
(4) 合同交底
合同所需人员要求、施工节点、物资等内容交底。
(5) 成本测算
评估项目分包、材料、其他成本等更新信息到合同档案中。
(6) 项目组织任命
任命项目团队，相关信息更新到合同中。
(7) 工程结算
结算单经各相关部门审核，更新合同中“项目状态”。
3、分包管理
(1)分包商资质评审
发起合格分包商资质审批，审批合格后，分包商档案自动汇总到合格分包商资质档案中，方便查询。
(2) 分包商比价
通过分包商比价评审方便选择分包商。
(3) 付款计划
录入付款计划，根据付款计划付款或计划外付款。
(4) 分包合同结算
发起分包合同结算单，完成分包合同。
4、项目实施
在项目实施过程中有需要的物资可以发起物资需求，通过请购单进行采购。在项目实施前项目人员发起施工总进度计划，根据计划施工。
5、供应商管理
通过发起合格供应商资格审查评价表，合格供应商会进入供应商库，在项目中可自由选择供应商完成物资的申请和使用。通过平台记录供应商档案信息，为后期开展项目分析提供依据。根据评定规则开展合作方评价，动态管控合作等级，加强企业合作方管控，优化合作方资源。
6、工程管理
通过员工发起工程进度、计划、变更表了解项目情况，对项目进度管理内容进行记录、跟踪、调整，完整归集数据并有效统计，确保项目进度一目了然、可控可查可溯，提升项目进度管理水平。
七、客户价值
1、效率提升
多数施工人员不回公司也可实现报销，节省大量的时间，节省人员成本。
2、灵活扩展，按需定制
集团业务繁多，多数业务可以根据公司的具体情况和员工的接受程度个性化定制。
3、降低成本
统一查看项目进度、收付款等信息，协助领导做好决策，有效避免因客商关系问题导致的收付款公正情况，提升客户满意度。
4、信息集中
董事长有多家公司，线上审批后可以解放大量时间，从每周去外高桥公司现场2-3次缩短到1次左右。
5、统一管理
① 平台化：构建外高桥全员应用的系统平台；
② 业务数字化：项目全过程数字化管理；
③ 审批移动化：不受地点影响随时审批，高效协作。
6、控制风险
① 内部合规：有效抑制越级审批汇报，避免内部尴尬；
② 外部监管：合理有计划地进行招商入驻企业，降低安全风险，提升企业形象；
③ 资产风控：资产信息统一汇总，有效减少资产流失风险。
